Casus 6: De Rijksuniversiteit Groningen

Op dit moment zijn de meeste Nederlandse universiteiten gespitst op het thema relatieontwikkeling en fondswerving. Uit een rondgang in 2006 bij een negental universiteiten constateerden Suzanne Wyers en Inge Epping van de Vrije Universiteit te Amsterdam het volgende. Bij de direct betrokkenen is een groot bewustzijn van het belang van:

- 'friendraising' als basis voor 'fundraising';
- continuïteit in hetgeen dat je in relatie tot je alumni doet;
- centrale coördinatie met betrekking tot alumnidatabestanden;
- transparantie ten aanzien van verwerving en besteding van universitaire middelen;
- elke universitaire medewerker als relatiebeheerder;
- korte communicatielijnen, zowel binnen de universiteit als tussen de universiteit en externe actoren.

Een dergelijk bewustzijn van genoemde aspecten is als een voorwaarde te beschouwen voor het succesvol ontwikkelen van relatiebeheer en fondswerving. Maar wat dienen dan de vervolgstappen te zijn?

In deze zesde en voorlopig laatste bijdrage richten wij onze aandacht op de Rijksuniversiteit Groningen en op de wijze waarop zij in de loop van de laatste tien jaar het ambacht van relatiegerichte fondswerving heeft ontwikkeld en geïmplementeerd.

Begin 1998 is de Rijksuniversiteit Groningen officieel van start gegaan met haar Stichting Ubbo Emmius Fonds voor relatiebeheer en fondswerving. Ubbo Emmius, de eerste rector magnificus van de RUG (1614-1615), is naamgever van het fonds. Het College van Bestuur van de universiteit beoogde met de oprichting van de stichting de realisering van de volgende drie doelen:

1. het vergroten van de onderlinge betrokkenheid tussen samenleving en universiteit;
2. het bereiken van een cultuurverandering binnen de RUG ten aanzien van relatiebeheer en fondswerving;
3. het werven van fondsen voor bijzondere projecten van de universiteit.

Als uitgangspunt nam de leiding van de universiteit de stelling van Henry Rosso, een Amerikaanse top-adviseur, die luidt: "Je kunt veel meer geld werven door middel van georganiseerde fondswerving dan door middel van ongeorganiseerde fondswerving". De voorbereidingen en de eerste drie jaar van uitvoering vonden plaats onder leiding van een gerenommeerd Amerikaans – Brits raadgevend bureau; een Amerikaanse 'resident consultant', John Coffin , die vloeiend Nederlands sprak, fungeerde in die periode voor zijn Nederlandse collega's in het team als rolmodel.

Aan hand van het in praktijk brengen van de volgende zeven regels heeft de relatiegerichte fondswerving aan de Rijksuniversiteit Groningen post gevat:

1. Voer een haalbaarheids- en planningsonderzoek uit.
2. Maak een overtuigend manifest.
3. Maak een lijst van meest dringende behoeften, dit in het licht van gestelde hoge ambities.
4. Maak een goed onderbouwd en realistisch overzicht van interessante kandidaten voor het doen van donaties.
5. Bepaal hieruit de top tien van gegadigden om als ambassadeurs voor de universiteit te fungeren en bereid hen erop voor om zelf de eerste donoren te worden.
6. Neem op de geëigende momenten de erbij passende initiatieven.
7. Buit elk behaald succes uit om als aanjager te dienen voor het realiseren van een nieuw succes.

Met deze regels is de ziel van de relatiegerichte fondswervingsaanpak van de RUG getypeerd. Door de zeven regels dagelijks in praktijk te brengen vindt een geleidelijke groei plaats. Overzien wij de afgelopen tien jaar, dan kunnen twee perioden van elkaar worden onderscheiden, namelijk de mechanische periode en de organische periode.

In de mechanische periode nam de Amerikaanse 'resident consultant' het voortouw bij de ontwikkeling van relatiegerichte fondswerving. Hij introduceerde de zeven regels bij de relevante mensen en op de relevante plekken op de universiteit en erbuiten, en begon hiervoor naar draagvlak te zoeken, terwijl hij zich ondersteund wist door de leiding van de universiteit en zijn directe collega's. Vanwege het intensieve, dagelijkse samenwerkingsverband raakte zijn voorbeeldgedrag geleidelijk ingeslepen bij de mensen in zijn omgeving, in de vorm van houding, inzichten en vaardigheden.

Na ongeveer drie jaar, in dezelfde periode als waarin de 'resident consultant' afscheid nam van de RUG, vond de overgang plaats naar de organische periode. Het model van relatiebeheer en fondswerving, dat door de consultant als methodiek was ingebracht en voorgeleefd, had het team zich ondertussen eigen gemaakt. Het had ontdekt hoe de methodiek op geëigende wijzen diende te worden aangewend.

Sinds de oprichting van het Ubbo Emmius Fonds heeft twee maal een evaluatie plaats gevonden. Uit de meest recente evaluatie kwamen onder meer de volgende drie conclusies naar voren:

- Het concept van de relatiegerichte fondswerving is in de universiteit duidelijk aangeslagen. De meerwaarde voor de universiteit zit zowel in de jaarlijks stijgende inkomsten als in de intensivering van de betrokkenheid tussen de universiteit en de wereld daarbuiten.
- Om zich als fondswervende universiteit verder te ontwikkelen, dient binnen de universiteit ruimte te blijven voor de eigen aanpak en jagerscultuur van de Stichting Ubbo Emmius Fonds.
- Naast de kwaliteit van projecten zijn inzet en betrokkenheid van projectleiders en bestuursleden (onder voorzitterschap van RUG alumnus Hans Wijers) de belangrijkste voorwaarden voor succes.

Het tot wasdom brengen van relatiegerichte fondswerving vergt jaren van investeren in je relaties met alumni. Een ervaren fondsenwerver heeft ooit gezegd: "Maak niet de fout om achter het werven van geld aan te gaan, maar ga achter het ontwikkelen van relaties aan. Immers, wat je op het gebied van relaties nú doet, werpt over tien jaar zijn vruchten af".

In de afgelopen tien jaar hebben de mensen van het Ubbo Emmius Fonds de waarde van dit advies aan den lijve ontdekt. Tegen de achtergrond van een traditie van relatiebeheer dat inspirerend en verrassend is, laten steeds meer alumni zich graag uitnodigen en uitdagen voor bijzondere universitaire projecten, waarvoor geen gelden beschikbaar zijn uit de gebruikelijke bronnen. Zo vindt onder de 55.000 alumni van de RUG succesvolle fondswerving plaats ten behoeve van het Eric Bleumink Fonds, dat beurzen verstrekt aan studenten en jonge onderzoekers uit ontwikkelingslanden; hetzelfde geldt voor de Allersmaborg, een adelijk landhuis in Noord Groningen waarvan een ontmoetingsplek zal worden gemaakt voor – en door de alumni van de RUG. Ook komt het voor dat een alumnus op eigen initiatief actie onderneemt, zoals Gezinus Hidding. Als donor doet hij vanuit Noord Amerika iets terug voor zijn Groningse universiteit middels de door hem ingestelde Aart Bosman-prijs voor het beste proefschrift over bestuurlijke informatiekunde. Hidding beschouwt Bosman als zijn belangrijkste Groningse leermeester.

'De cost gaet voor de baet uyt'. Het opzetten van een professioneel organisatieonderdeel dat zich richt op relatiebeheer en fondswerving is natuurlijk alleen maar mogelijk wanneer hiervoor in de opstartfase en in de periode erna voldoende middelen ter beschikking worden gesteld. De RUG heeft het lef en de visie gehad om dit te doen. Er wordt jaarlijks 500.000 euro geïnvesteerd en inmiddels genereert het Ubbo Emmius Fonds gemiddeld 3.000.000 euro per jaar, naast de giften die door alumni ‘in natura’ worden gedaan (bv. werkzaamheden van adviserende aard, gastdocentschappen, bedrijfsbezoeken).

De RUG is bij dit alles zeer strategisch te werk  is gegaan. Vanuit de stelregel bij fondswervingscampagnes dat 20% van de donoren verantwoordelijk is voor 80 % van alle binnenkomende giften, werd er met geduld en precisie een eerste, kleine en kapitaalkrachtige kring van donoren geworven, die sindsdien een voorbeeldfunctie vervult. Om de grote groep alumni tot het donateurschap te verleiden en hiertoe 'op te voeden', is het van belang om dergelijke voorbeelddonoren te hebben. Op deze manier groeien alumni vanuit een contributiemodel, waarbij periodiek relatief kleine donaties aan goede universitaire doelen worden gedaan, naar het doen van meer substantiële giften.

Een kritische stap is dus genomen en een volgende fase breekt aan. De RUG heeft zich ten doel gesteld om binnen 5 jaar te groeien naar een jaarlijkse omzet van zes tot acht miljoen euro. Hiertoe zal het team verder moeten worden uitgebreid en zullen opnieuw investeringen noodzakelijk zijn. Daarnaast zal de RUG zich richting haar alumnipopulatie nog servicegerichter gaan opstellen, waarin met de lancering van het alumninet – een besloten e- community – een eerste stap is gezet. Want met bijna 10.000 studenten van de RUG, die actief zijn op Hyves, is de behoefte aan online netwerken evident en hierin wil de RUG zich niet de kaas van het brood laten snoepen door derden. Zeker niet wanneer je bedenkt dat de alumnipopulatie van de huidige 60.000 tot meer dan 110.000 alumni zal groeien in 2025.

Tot slot dit. Het onderhouden van alumnirelaties en het werven van fondsen is een vak dat aan wetmatigheden is gebonden. En zoals ieder ander vak, is dit te leren. Aan de sceptici, die zonder onderbouwing stellen dat het Amerikaanse model van alumnibeleid niet werkt in Nederland hebben wij met deze serie een tegenwicht willen bieden. Zeker, het is niet wijs om het Angelsaksische model één op één te transponeren naar de lage landen. Maar er liggen kansen! Kennisinstellingen onderkennen stuk voor stuk de noodzakelijkheid om de relatie met hun oud-studenten op te pakken, waarbij ieder onderwijstype zijn eigen alumnidoelstellingen kent die met een planmatige aanpak zijn te realiseren.

We hopen met deze serie een waardevolle bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van het bewustzijn ten aanzien van alumnirelaties en professionals te ondersteunen, die zich met dit onderwerp dagelijks bezig houden of die in een oriëntatiefase zitten van het opstarten van het alumnibeleid.

Hans Hoornstra
Geert Sanders

Reacties zijn welkom: hans@formedia.nl

Prof. Dr. Geert Sanders
Geert Sanders is als hoogleraar organisatiekunde verbonden aan de Faculteit Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen. Aan diezelfde universiteit is hij als directeur werkzaam bij het Ubbo Emmius Fonds voor relatiebeheer en fondswerving. Daarnaast is hij lid van de EU- Expert Group ‘Fundraising by Universities from Philanthropic Sources’ in Brussel. In de loop van 2006 kwam zijn boek 'Fondsen werven, de relatiegerichte aanpak' op de markt (Uitgeverij Van Gorcum, tweede druk, 2007).
www.geertsanders.com

 
Hans Hoornstra
Hans Hoornstra is ondernemer. Als directeur van FORMEDIA speelt hij een voortrekkersrol in het Nederlandse taalgebied wanneer het gaat om het professionaliseren van alumnibeleid door advies, onderzoek, symposia en trainingen.
www.formedia.nl